RODO, czyli Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (ang. GDPR – General Data Protection Regulation), to rozporządzenie Unii Europejskiej, które weszło w życie 25 maja 2018 roku. Ma na celu ujednolicenie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w całej Unii Europejskiej oraz zapewnienie większej kontroli nad danymi osobowymi dla obywateli.

Zasada legalności, rzetelności i przejrzystości

Dane osobowe muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, w sposób rzetelny i przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą.

Zasada ograniczenia celu

Dane osobowe powinny być zbierane w jasno określonych, zgodnych z prawem celach i nie mogą być dalej przetwarzane w sposób niezgodny z tymi celami.

Zasada minimalizacji danych

Przetwarzane dane muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne dla realizacji celów, w których są przetwarzane.

Zasada prawidłowości

Dane muszą być prawidłowe
i w razie potrzeby aktualizowane.

Zasada ograniczenia przechowywania

Dane osobowe powinny być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.

Zasada integralności i poufności

Dane muszą być przetwarzane w sposób zapewniający ich odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem.

Prawa osób, których dane dotyczą – RODO dla firm

• Prawo dostępu do danych: Osoby mają prawo uzyskać potwierdzenie, czy ich dane są przetwarzane, oraz dostęp do tych danych.

• Prawo do sprostowania: Osoby mają prawo żądać sprostowania nieprawidłowych danych osobowych oraz uzupełnienia niekompletnych danych.

• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”): Osoby mają prawo żądać usunięcia swoich danych osobowych
w określonych przypadkach.

• Prawo do ograniczenia przetwarzania: Osoby mają prawo żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych.

• Prawo do przenoszenia danych: Osoby mają prawo otrzymać swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie oraz przenieść je do innego administratora.

• Prawo do sprzeciwu: Osoby mogą w dowolnym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych na potrzeby marketingu bezpośredniego lub z innych przyczyn związanych z ich szczególną sytuacją.

• Prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu: Osoby mają prawo do tego, by nie podlegać decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, która wywołuje wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływa.

Obowiązki administratorów danych osobowych – adwokat Wrocław

• Rejestracja czynności przetwarzania: Administratorzy muszą prowadzić rejestr czynności przetwarzania danych osobowych.

• Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA): W niektórych przypadkach administratorzy muszą przeprowadzić ocenę skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych.

• Zgłaszanie naruszeń ochrony danych osobowych: Naruszenia ochrony danych osobowych muszą być zgłaszane odpowiednim organom nadzorczym w ciągu 72 godzin od ich wykrycia.

• Wyznaczenie inspektora ochrony danych (DPO): W określonych przypadkach, np. gdy przetwarzanie danych jest główną działalnością firmy
i wymaga regularnego monitorowania na dużą skalę, konieczne jest wyznaczenie DPO.

Kary za nieprzestrzeganie RODO

Naruszenie przepisów RODO może skutkować nałożeniem kar finansowych. Maksymalna wysokość kary wynosi do 20 milionów euro lub 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa
z poprzedniego roku obrotowego, w zależności od tego, która kwota jest wyższa

Wdrożenie RODO w firmie wymaga systematycznego podejścia i regularnej aktualizacji polityk oraz procedur w odpowiedzi na zmieniające się przepisy oraz technologie.

Implementacja RODO w firmie

Audyt danych: Przeprowadzenie audytu danych osobowych, aby zidentyfikować, jakie dane są przetwarzane,
w jakim celu oraz jakie są ryzyka z tym związane.

Polityki i procedury: Opracowanie i wdrożenie polityk ochrony danych osobowych oraz procedur zgodnych z RODO.

Szkolenia: Regularne szkolenie pracowników w zakresie ochrony danych osobowych i zasad RODO.

Zabezpieczenia techniczne
i organizacyjne: Wprowadzenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych w celu ochrony danych osobowych.

Wdrożenie RODO w firmie wymaga systematycznego podejścia i regularnej aktualizacji polityk oraz procedur w odpowiedzi na zmieniające się przepisy oraz technologie.

Poniżej przedstawiam kroki, które firma powinna podjąć, aby skutecznie wdrożyć RODO i zapewnić zgodność
z przepisami. Skalik Kancelaria posiada bogate doświadczenie w wdrażaniu RODO dla firm:

1. Przeprowadzenie audytu danych osobowych

• Identyfikacja danych: zidentyfikowanie, jakie dane osobowe są przetwarzane w firmie, skąd pochodzą, w jakim celu są przetwarzane i jak długo są przechowywane.

• Mapa przepływu danych: sporządzenie mapy przepływu danych w firmie, czyli określenie, jak dane są zbierane, przetwarzane, przechowywane i przekazywane.

• Ocena ryzyka: analiza ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych oraz identyfikacja obszarów,
które wymagają poprawy.

2. Wyznaczenie inspektora ochrony danych (DPO)

• W przypadku firm, których działalność wymaga regularnego
i systematycznego monitorowania osób na dużą skalę, lub które przetwarzają dane szczególnej kategorii, konieczne jest wyznaczenie inspektora ochrony danych (DPO).

• DPO będzie odpowiedzialny za monitorowanie zgodności z RODO, szkolenie pracowników, przeprowadzanie audytów i współpracę
z organem nadzorczym.

3. Opracowanie polityk i procedur

• Polityka ochrony danych osobowych: opracowanie polityki ochrony danych osobowych,
która określa zasady i procedury przetwarzania danych w firmie.

• Procedury zgłaszania naruszeń: stworzenie procedur zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych do odpowiednich organów nadzorczych oraz informowania osób, których dane dotyczą.

• Procedury realizacji praw osób: opracowanie procedur umożliwiających realizację praw osób, których dane dotyczą, takich jak prawo dostępu, prawo do sprostowania, prawo do usunięcia danych czy prawo do przenoszenia danych.

4. Zabezpieczenia techniczne
i organizacyjne

• Środki techniczne: wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń technicznych, takich jak szyfrowanie danych, zapory sieciowe, systemy antywirusowe, regularne aktualizacje oprogramowania i systemów.

• Środki organizacyjne: wprowadzenie środków organizacyjnych, takich jak polityki dostępu do danych, szkolenia pracowników, procedury zarządzania incydentami.

5. Szkolenia pracowników

• Regularne szkolenie pracowników w zakresie ochrony danych osobowych i zasad RODO.

• Podnoszenie świadomości pracowników na temat znaczenia ochrony danych oraz odpowiedzialności za naruszenia przepisów.

6. Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA)

• W przypadku, gdy przetwarzanie danych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw i wolności osób fizycznych, konieczne jest przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA).

• DPIA polega na analizie ryzyk związanych z przetwarzaniem danych i wdrożeniu odpowiednich środków minimalizujących te ryzyka.

7. Rejestr czynności przetwarzania

• Prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych, który zawiera informacje o celach przetwarzania, kategoriach danych, odbiorcach danych oraz środkach zabezpieczeń.

8. Umowy powierzenia przetwarzania danych

• W przypadku powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotom trzecim, konieczne jest zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych, która określa obowiązki i odpowiedzialność stron zgodnie z RODO.

9. Monitorowanie i audyt

• Regularne monitorowanie przestrzegania zasad ochrony danych osobowych
i przeprowadzanie audytów w celu identyfikacji
i eliminacji potencjalnych naruszeń.

• Aktualizacja polityk i procedur w odpowiedzi na zmieniające się przepisy prawne i technologiczne.

10. Przygotowanie na ewentualne incydenty

• Opracowanie planu reagowania na incydenty związane z ochroną danych osobowych,
który obejmuje procedury identyfikacji, zarządzania
i zgłaszania incydentów.

Przestrzeganie RODO wymaga stałego zaangażowania i dbałości o zgodność z przepisami. Regularne szkolenia, aktualizacje polityk oraz monitorowanie procesów przetwarzania danych są kluczowe dla utrzymania wysokiego poziomu ochrony danych osobowych w firmie.

Pamiętaj!

RODO to nie tylko obowiązek, ale również inwestycja w bezpieczeństwo Twojej firmy i zaufanie Twoich klientów.

Powyższe informacje mają charakter informacyjny i nie stanowią porady prawnej.

Skontaktuj się ze mną, aby uzyskać pomoc w wdrożeniu RODO w Twojej firmie!